AI導入、何から始める？失敗しない「最初の1つ」を見つける3つの条件
会社でAIを使ってみようと思っても、「まずどこから手をつければいいのか」で足踏みしてしまうケースは少なくありません。議事録作成、メール対応、見積書の作成、社内の調べもの……。候補を挙げれば挙げるほど、どれが正解なのか決めにくくなります。
最初の候補を選ぶときは、難しく考える必要はありません。思考を整理する目安として「何度も繰り返している」「やり方を説明できる」「結果を人が確かめられる」という3つの観点で自社の業務を振り返ると、驚くほど道筋が見えやすくなります。
ちなみに、私自身が自社で最初にAIに任せたのは「商談の殴り書きメモから、清書した議事録と次回のアクションリスト（誰が・いつまでに・何をするか）を生成する作業」でした。理由は、週に何度も発生する泥臭い作業であるうえに、「出力のゴール」が明確で、もしAIが内容を取りこぼしても、自分がパッと見てすぐに修正できる（安全に確認できる）からです。
まず、いつもの作業を「書き出す（可視化する）」
AIという道具を探す前に、まずは普段の「名もなき作業」を振り返ることから始めます。頭の中だけで考えるのではなく、書き出して可視化することが重要です。
たとえば、毎回同じような説明をメールに書く、会議のあとに決まったことをまとめる、申込内容を別の表に書き写す……。こうした作業について、誰が、何回、どれくらい時間をかけているかをメモします。
| 書き出すこと | 記入する内容 |
|---|---|
| 作業 | 何をしているか |
| 担当 | 誰が行い、誰が確認するか |
| 頻度 | 週・月に何回あるか |
| 時間 | 1回に何分かかるか |
| 困りごと | 探す、書く、写す、確認する、のどこが大変か |
最初は大まかでも構いません。試す作業が決まったら、現状の「実際の時間」も測っておくのがおすすめです。導入後に「本当に楽になったのか」を比べるための大切な基準（ビフォーデータ）になります。
3つの観点で、試しやすい候補を仕分ける
業務を書き出したら、以下の3つの観点に当てはめて「AIに任せやすいもの」を選び出します。
繰り返しがあるか（頻度と反復）
何度も行う作業なら、1回あたり5分の短縮でも、月間・年間で見れば大きな時間創出になります。ただし、回数が多いだけで「AIに向いている」とは限りません。
作業の流れを説明できるか（言語化）
「何を受け取り、何を見て、何を作るのか」。担当者がこのプロセスを第三者に説明できる作業は、AIへの指示（プロンプト）も作りやすくなります。逆に「長年の勘」だけでやっている作業は、AIに任せるのが困難です。
出来上がりをすぐに確認できるか（検証性）
出力された結果が「合っているか」を誰も判断できないものは、最初の候補として扱うべきではありません。確認する人と、確認するポイントが明確に決まる作業を選びます。
実際の私たちの判断例を挙げます。「先に試せそう」と判断した作業は、「Webサイトからの問い合わせ内容を、顧客管理ツール（CRM）の項目に合わせて自動分類する作業」でした。ルールが明確で、正しく分類されているか人間が一目で結果を確認できるからです。
一方、「後にしよう（AIを使わない）」と判断した作業は、「クレーム対応や、特別な配慮が必要な顧客への個別メール」です。微妙なニュアンスや誠意を伝える部分は、人間の感性を通さないと逆に炎上や信頼喪失のリスクが高くなると判断したためです。
AIを使わない方が、圧倒的に楽な場合もある
ここで一つ、重要な事実をお伝えします。AI（生成AI）は万能ではありません。「決まったルールで必ず同じ答えを出す」ことにおいては、従来のITツールのほうが優れていることが多々あります。
決まった計算なら表計算の関数で十分です。単純な書き写しなら、システム同士の自動連携（API連携やRPA）で済む場合があります。よく送る説明文なら、単に定型文のテンプレートを整えるだけで劇的に改善することもあります。
私たち「しくみシェフ」では、「AIに任せる作業」「人が決める作業」、そして「今のままでよい（あるいは別のツールを使うべき）作業」を明確に分けて考えます。新しい道具（AI）を無理に導入することを目的にせず、「どこを変えれば、一番現場が楽になるか」を本質的なゴールとしているからです。
最初の1つで、確かめ方（運用ルール）まで決める
たとえば「問い合わせ対応」を最初のAI導入に選んだなら、「下書きを作れるか」というAIの性能だけで満足してはいけません。「下書きの作成から、人間の確認・修正を含めて、トータルで何分かかるか」「現場の担当者がストレスなく毎日使い続けられるか」までを確かめて、初めて成功と言えます。
小さく始めて、うまくいけば広げる。直す必要があれば小さく直す。今の（AIを使わない）方法のほうが早くて正確なら、勇気を持って「続けない」という判断もできます。
まずは、日々時間を取られている作業を3つ、ノートに書き出してみてください。
「何を任せるかが決まっていない」「書き出してみたけれど、どれがAIに向いているかわからない」という段階からでも、私たちはご相談に乗ります。